Algemene Voorwaarden Golden Tenloop

Artikel 1. Definities

1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a. Het Evenement: de hardloopwedstrijd die onderdeel uitmaakt van het door de Organisator op Hemelvaartsdag in enig jaar te organiseren Evenement met de naam: ‘Golden Tenloop’.

b. Deelnemer: de natuurlijke persoon (m/v) niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

c. Team: een team hardlopers bestaande uit minimaal drie en maximaal zes Deelnemers, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze als groep heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

d. Overeenkomst: de overeenkomst strekkende tot deelname van de Deelnemer aan het Evenement.

e. Organisator: AV De Koplopers, Rijksstraatweg 9, 2628 GZ Delft, av@dekoplopers.nl, KvK 40398142.

f. Wedstrijdsecretariaat: de personen die namens de Organisator op de dag van het evenement in- en uitschrijvingen en uitgifte van startnummers verrichten. Zie voor actuele locatie op de dag van het Evenement de website van het Evenement.

2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de Overeenkomst.

Artikel 2. Deelname

Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk door een natuurlijk persoon, die op de dag van het Evenement tenminste de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd heeft bereikt en de maximumleeftijd niet heeft overschreden.
Deelname van Deelnemers jonger dan 16 jaar is uitsluitend mogelijk indien de inschrijving is voltooid door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Deze ouder of wettelijke vertegenwoordiger verklaart middels de inschrijving expliciet toestemming te geven voor deelname van de minderjarige aan het Evenement en voor de verwerking van diens persoonsgegevens conform de Privacyverklaring van de Organisator. De Organisator behoudt zich het recht voor om, indien nodig, nadere verificatie van deze toestemming te verlangen.
Deelname aan het Evenement staat alleen open voor hardlopers. Het is niet toegestaan aan het Evenement deel te nemen per rolstoel, wheeler of ander aangepast voertuig. Tevens is het niet toegestaan met een buggy, baby-jogger of ander kindervervoermiddel aan het Evenement deel te nemen. Het is ook niet toegestaan honden (al dan niet aangelijnd) mee deel te laten nemen aan het Evenement. Uitzonderingen op alle genoemde restricties zijn alleen mogelijk met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Organisator.
Het is Deelnemers niet toegestaan zich te laten begeleiden door een of meer personen, lopend, op een fiets of ander vervoermiddel tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Organisator. Uitzondering op deze regel is de 1 km kinderloop, waarbij Deelnemers zich mogen laten begeleiden door maximaal één ouder/verzorger.
De Deelnemer mag slechts deelnemen aan het Evenement indien hij/zij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld en heeft ingestemd met deze algemene voorwaarden. De Organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde inschrijvingen van Deelnemers met vals ingevulde persoonlijke gegevens te annuleren, te verwijderen en deelname aan het Evenement te ontzeggen.
De deelname aan het Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk. Het is niet toegestaan een ander in de plaats van de Deelnemer te laten deelnemen. Het door de Organisatie verstrekte startnummer is niet overdraagbaar, tenzij dit gebeurt op een door de Organisatie aan te wijzen manier. Bij het op andere wijze overdragen van het startnummer is de Organisatie gerechtigd als boete een bedrag van 25,00 euro af te schrijven van de rekening van de Deelnemer en/of het startbewijs ongeldig te verklaren. Voor Teams worden de gegevens van de Deelnemers aangepast door de teamcontactpersoon, online of bij het Wedstrijdsecretariaat.
Indien de Deelnemer verhinderd is aan het Evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd. Ook bij wijziging van de te lopen afstand naar een afstand die lager dan waarvoor oorspronkelijk ingeschreven is, vindt geen restitutie van het inschrijfgeld (of een deel daarvan) plaats.
Bij wijziging naar een langere afstand dient betaling van het prijsverschil met de langere afstand te worden voldaan.
De Deelnemer verplicht zich bij inschrijving tot betalen van het inschrijfgeld inclusief de bestelde extra’s en/of vrijwillige extra bijdragen aan een eventueel goed doel ongeacht daadwerkelijke deelname.
De Organisator heeft het recht een Deelnemer te diskwalificeren en/of hem/haar de deelname aan het Evenement te ontzeggen. Ook de door de Organisator ingestelde medische staf heeft het recht een Deelnemer (verdere) deelname aan het Evenement te ontzeggen.
Tijdregistratie vindt plaats op het 5km-tussenpunt (indien van toepassing) en finishpunt, voor deze passagepunten gelden tijdslimieten (bruto tijden). De maximale bruto eindtijd van de 1 km is 20 minuten, van de 2½ km 25 minuten, van de 5 km 50 minuten en die van de 10 km 1 uur en 30 minuten. Handhaving van deze limiettijden is ter beoordeling van de Organisator.
Een Deelnemer, aan wie door de Organisator kenbaar is gemaakt dat hij/zij de limiet heeft overschreden, is gediskwalificeerd. Hij/zij neemt niet langer deel aan het Evenement en is weer een normale verkeersdeelnemer op wie de reguliere verkeersregels van toepassing zijn.
Achter de laatste Deelnemer (die binnen de tijdslimiet loopt), rijdt een bezemwagen of bezemfiets.
De Organisator kan voorafgaand aan of gedurende het Evenement besluiten het Evenement af te gelasten, uit te stellen, voortijdig te beëindigen, op te schorten, te neutraliseren, of de route/afstand te wijzigen. Dit kan gebeuren op grond van het niet verlenen of intrekken van een vergunning door de gemeente, overheidsmaatregelen betreffende volksgezondheid (zoals bij pandemieën of epidemieën), extreme weersomstandigheden (zoals hittegolven, zware stormen, onweer, gladheid), terreurdreiging, onvoorziene grote infrastructuur werkzaamheden, of andere veiligheidsrisico’s of omstandigheden van overmacht.
Bij uitstel van het Evenement schuift de inschrijving automatisch door naar de eerstvolgende editie en vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.
Bij uitstel van het Evenement schuift de inschrijving automatisch door naar de eerstvolgende editie en vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.
De Organisator volgt de richtlijnen en protocollen van de Atletiekunie en andere relevante instanties met betrekking tot de veiligheid en gezondheid van Deelnemers, waaronder protocollen voor extreme weersomstandigheden zoals het Hitteprotocol. Besluiten genomen op basis van deze protocollen (zoals het aanpassen of afgelasten van het Evenement) zijn bindend en vallen onder de bepalingen van artikel 2.14.

Artikel 3. Deelname van Teams

Natuurlijke personen kunnen als individueel deelnemer inschrijven. Daarnaast hebben bedrijven, verenigingen, stichtingen, scholen en andere groepen de mogelijkheid met Teams deel te nemen.
Elk deelnemend bedrijf, vereniging, stichting, school of groep neemt deel aan het Evenement met één of meer Teams per onderdeel en stelt een teamcontactpersoon aan die verantwoordelijk is voor het invoeren en muteren van de gegevens van de Deelnemers in de Teams.
De Teams mogen zowel gemengde teams (m/v) zijn als aparte dames- of herenteams. Ieder Team bestaat bij aanvang van het Evenement uit minimaal drie en maximaal zes Deelnemers.
De uiteindelijke teamtijd is de gemiddelde netto tijd van de eerste drie finishers uit het Team. Indien minder dan drie leden van een Team finishen volgt diskwalificatie van dat Team.
Op basis van de teamtijd wordt per afstand een ranglijst opgemaakt en gepubliceerd.
De diskwalificatie van een Team impliceert niet de diskwalificatie van de leden van het betreffende Team als individuele Deelnemers.

Artikel 4. Aansprakelijkheid

Deelname geschiedt op eigen risico. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen opzet, grove schuld of nalatigheid. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel en overlijden. Een besluit van de Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van eventuele door de Deelnemers gemaakte kosten.
Indien – ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel – aansprakelijkheid van de Organisator voor schade van de Deelnemer moet worden aangenomen, blijft de verplichting van de Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator/het Evenement ter zake van die schade uitkeert.
De Deelnemer wordt geacht afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij/zij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn of haar overlijden, letsel of ziekte als gevolg van deelname aan het Evenement.
De Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname aan het Evenement een goede gezondheid in fysieke en psychische zin vereist. Tevens verklaart de Deelnemer dat hij/zij aan deze eis voldoet en dat hij/zij zich door training en anderszins voldoende heeft voorbereid op het Evenement. De Organisator adviseert de Deelnemer uitdrukkelijk, bij enige twijfel aan de eigen fysieke gesteldheid, zich in verband met de deelname aan het Evenement sportmedisch te laten keuren.
Op de achterzijde van elk startnummer is een beknopt medisch paspoort opgenomen. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van het niet, onvolledig of onjuist invullen van dit medisch paspoort.
De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten van handelen met betrekking tot het Evenement. De Deelnemer dient voldoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
Sponsor(en) van het Evenement, vergunningverleners, hulpdiensten en de gemeenten waarin het Evenement plaatsvindt zijn op dezelfde voet als de Organisator uitgesloten van aansprakelijkheid.

Artikel 5. Persoonlijke eigendommen

Indien de Organisator gedurende het Evenement – al dan niet tegen betaling – zaken van de Deelnemer voor hem/haar bewaart of indien een Deelnemer – al dan niet met instemming van de Organisator – zaken achterlaat in een al dan niet door de Organisator beheerde ruimte, is de Organisator niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door verlies, diefstal, vermissing of beschadiging van die zaken.

Artikel 6. Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort: AVG) is van toepassing op het Evenement. Op dit punt maakt de meest recente versie van de Privacyverklaring van de Organisator (AV De Koplopers) integraal deel uit van deze Algemene Voorwaarden.
Bij inschrijving gaat de Deelnemer akkoord met openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto’s, audio- en videomateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar of hoorbaar is. Ter zake is de Organisator geen vergoeding verschuldigd aan de Deelnemer.
De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisator verwerkt in overeenstemming met de AVG en de Privacyverklaring van de Organisator. De verwerking geschiedt voor doeleinden zoals het organiseren van het Evenement, communicatie met de Deelnemer, en het publiceren van wedstrijdresultaten. De grondslagen en doeleinden van de verwerking zijn gedetailleerd beschreven in de Privacyverklaring van de Organisator.
De Deelnemer gaat door het aangaan van de Overeenkomst akkoord met openbaarmaking van zijn naam, plaats, leeftijd en wedstrijdresultaten door de Organisator, bijvoorbeeld door publicatie in dag- en weekbladen en via diverse internetkanalen.
De Deelnemer heeft het recht op het rectificeren of het anonimiseren van de persoonsgegevens in de uitslag. Deelnemer neemt daartoe contact op met de Organisator. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Evenement.

Artikel 7. Geschillenregeling

Op de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en alle rechtsbetrekkingen die tussen de Organisator en de Deelnemer mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de naleving of toepassing van het vigerende wedstrijdreglement van de Atletiekunie, waaronder beslissingen van de wedstrijdleiding over diskwalificatie, race-incidenten of resultaatvaststelling, worden via de Klachten-, bezwaren- en geschillenregeling Atletiekunie afgehandeld, zie www.atletiekunie.nl..
Alle overige geschillen, waaronder contractuele geschillen die niet direct betrekking hebben op de toepassing van het wedstrijdreglement, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse burgerlijke rechter.

Artikel 8. Wedstrijdreglement

Op de deelname aan het Evenement is het vigerende wedstrijdreglement van de Atletiekunie van toepassing, welke onderdeel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden. De regels voor de door de Atletiekunie te organiseren wedstrijden worden vastgesteld door het bestuur van de Atletiekunie en omschreven in het wedstrijdreglement. Wijzigingen van de regels van IAAF of European Athletics worden zonder nader besluit van kracht op de door de betrokken federatie bepaalde datum. Voor het gedeelte van het wedstrijdreglement dat handelt over masters atletiek, geldt hetzelfde, waar het gaat om de wedstrijdbepalingen van de World Masters Athletics (WMA) en European Masters Athletics (EMA).

Artikel 9. Algemene gedragsregels

Instructies van politie, Organisator, wedstrijdleiding en medewerkers/vrijwilligers moeten direct en stipt worden opgevolgd. Ook dienen Deelnemers de aangegeven aanlooproute te volgen. Het niet opvolgen van de instructies kan diskwalificatie tot gevolg hebben.
De Wegenverkeerswet en het reglement ‘Verkeersregels en Verkeerstekens’ blijven tijdens het Evenement onverkort van kracht, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven is in die situaties waarin aan de Organisator ontheffing verleend is.
In het start/finishgebied, langs het parcours en op de route naar het start-finishgebied geldt een algeheel verbod op flyeren, sampling en andere promotionele activiteiten anders dan met van de Organisator expliciet en voorafgaand aan het Evenement verkregen goedkeuring.
Van iedere Deelnemer wordt verwacht geen schade toe te brengen aan de natuur of aan andermans eigendommen en geen afval achter te laten anders dan in de daarvoor bestemde afvalbakken.
Belangrijke mededelingen betreffende het Evenement, waaronder wijzigingen in het programma, veiligheidsupdates of dringende instructies, worden gecommuniceerd via de officiële website van het Evenement, sociale media kanalen, e-mail aan Deelnemers en/of via omroepinstallaties op locatie. Deelnemers worden geacht deze communicatiekanalen in de gaten te houden.

Artikel 10. Slotbepaling

Indien één of enkele artikelen van deze Algemene Voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van deze Algemene Voorwaarden.

In alle overige gevallen, of in gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, zal de Organisator een besluit nemen waarbij de redelijkheid en billijkheid leidend zijn.

Versie 1.2
vastgesteld op 20 januari 2026.