Algemene voorwaarden en privacybeleid

Voor het privacybeleid is de Privacy Policy van AV de Koplopers van toepassing

Artikel 1. Definities

1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a. Het Evenement: de hardloopwedstrijd die onderdeel uitmaakt van het door de Organisator op Hemelvaartsdag in enig jaar te organiseren Evenement met de naam: ‘Golden Tenloop’.

b. Deelnemer: de natuurlijke persoon (m/v niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

c. Team: een team hardlopers bestaande uit minimaal drie en maximaal zes Deelnemers, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze als groep heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

d. Overeenkomst: de overeenkomst strekkende tot deelname van de Deelnemer aan het Evenement.

e. Organisator: AV De Koplopers, Rijksstraatweg 9, 2628 GZ Delft, av@dekoplopers.nl.

2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de Overeenkomst.

Artikel 2. Deelname

  1. Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk door een natuurlijk persoon, die op de dag van het Evenement tenminste de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd heeft bereikt en de maximumleeftijd niet heeft overschreden.
  2. Deelnemers jonger dan 16 jaar moeten toestemming hebben van hun wettelijke vertegenwoordiger om aan het Evenement deel te nemen.
  3. Deelname aan het Evenement staat alleen open voor hardlopers. Het is niet toegestaan aan het Evenement deel te nemen per rolstoel, wheeler of ander aangepast voertuig. Tevens is het niet toegestaan met een buggy, baby-jogger of ander kindervervoersmiddel tijdens de Golden Tenloop aan het Evenement deel te nemen. Het is ook niet toegestaan honden (al dan niet aangelijnd) mee deel te laten nemen aan het Evenement. Uitzonderingen op alle genoemde restricties zijn alleen mogelijk met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Organisator.
  4. Het is Deelnemers niet toegestaan zich te laten begeleiden door een of meer personen, lopend, op een fiets of ander vervoermiddel tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Organisator. Uitzondering op deze regel is de 1 km kinderloop, waarbij Deelnemers zich mogen laten begeleiden door maximaal één ouder/verzorger.
  5. De Deelnemer mag slechts deelnemen aan het Evenement indien hij/zij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld, het inschrijfgeld heeft voldaan en heeft ingestemd met deze algemene voorwaarden. De Organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde inschrijvingen van Deelnemers met vals ingevulde persoonlijke gegevens te annuleren, te verwijderen en deelname aan het Evenement te ontzeggen.
  6. De deelname aan het Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk. Het is niet toegestaan een ander in de plaats van de Deelnemer te laten deelnemen. De Deelnemer kan zelf online gegevens van zijn inschrijving wijzigen en daarmee zijn inschrijving overdragen aan een ander persoon. Ook kunnen gegevens worden aangepast op de dag van het Evenement op donderdag tussen 10.00 en 15.00 uur bij het wedstrijdsecretariaat in het Stadhuis aan de Markt te Delft. Voor Teams worden de gegevens van de Deelnemers aangepast door de teamcontactpersoon, online of bij het wedstrijdsecretariaat.
  7. Indien de Deelnemer verhinderd is aan het Evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd. Ook bij wijziging van de te lopen afstand naar een afstand die lager dan waarvoor oorspronkelijk ingeschreven is vindt geen restitutie van het inschrijfgeld (of een deel daarvan) plaats.
  8. Bij wijziging naar een langere afstand dient betaling van het prijsverschil met de langere afstand te worden voldaan. Wijzigen van de afstand kan alleen gebeuren door de Organisatie. De Deelnemer kan per mail een verzoek doen of op de dag van het Evenement het startbewijs laten omzetten bij het wedstrijdsecretariaat.
  9. De Deelnemer verplicht zich bij inschrijving tot betalen van het inschrijfgeld inclusief de bestelde extra’s en/of vrijwillige extra bijdragen aan een eventueel goed doel ongeacht daadwerkelijke deelname.
  10. De Organisator heeft het recht een Deelnemer te diskwalificeren en hem/haar de deelname aan het Evenement te ontzeggen. Ook de door de Organisator ingestelde medische staf heeft het recht een Deelnemer (verdere) deelname aan het Evenement te ontzeggen.
  11. Tijdregistratie vindt plaats op het 5km-tussenpunt (indien van toepassing) en finishpunt, voor deze passagepunten gelden tijdslimieten (bruto tijden). De maximale bruto eindtijd van de 1 km is 20 minuten, van de 2½ km 25 minuten, van de 5 km 50 minuten en die van de 10 km 1 uur en 30 minuten. Handhaving van deze limiettijden is ter beoordeling van de Organisator.
  12. Een Deelnemer, aan wie door de organisator kenbaar is gemaakt dat hij/zij de limiet heeft overschreden, is gediskwalificeerd. Hij/zij neemt niet langer deel aan het Evenement en is weer een normale verkeersdeelnemer op wie de reguliere verkeersregels van toepassing zijn.
  13. Achter de laatste Deelnemer (die binnen de tijdslimiet loopt), rijdt een bezemwagen of bezemfiets.
  14. De Organisator kan voorafgaand aan, of gedurende het Evenement op grond van uitzonderlijke omstandigheden of vanwege overmacht besluiten het Evenement af te gelasten, voortijdig te beëindigen, op te schorten of neutraliseren. Ook kan de Organisator op grond van uitzonderlijke omstandigheden gedurende het Evenement besluiten de te lopen route of af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie plaats van het inschrijfgeld.

Artikel 3. Deelname van teams

  1. Natuurlijke personen kunnen als individueel deelnemer inschrijven. Daarnaast hebben bedrijven, verenigingen, stichtingen, scholen en andere organisaties de mogelijkheid met Teams deel te nemen. 
  2. Elk deelnemend bedrijf, vereniging, stichting of school neemt deel aan het Evenement met één of meer Teams per onderdeel en stelt een teamcontactpersoon aan die verantwoordelijk is voor het invoeren en muteren van de gegevens van de Deelnemers in de Teams. 
  3. De Teams mogen zowel gemengde teams (m/v) zijn als aparte dames- of herenteams. Ieder Team bestaat bij aanvang van het Evenement uit minimaal drie en maximaal zes Deelnemers.
  4. De uiteindelijke teamtijd is de gemiddelde netto tijdvan de eerste drie finishers uit het team. Indien minder dan drie leden van een team finishen volgt diskwalificatie van dat team.
  5. De teams strijden per afstand om plekken 1, 2 en 3.
  6. De diskwalificatie van een team impliceert niet de diskwalificatie van de leden van het betreffende team als individuele Deelnemers.

Artikel 4. Aansprakelijkheid

  1. Deelname geschiedt op eigen risico. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen opzet, grove schuld of nalatigheid. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel en overlijden. Een besluit van de Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van eventuele door de Deelnemers gemaakte kosten.
  2. Indien – ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel – aansprakelijkheid van de Organisator voor schade van de Deelnemer moet worden aangenomen, blijft de verplichting van de Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator ter zake van die schade uitkeert.
  3. De Deelnemer wordt geacht afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij/zij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn of haar overlijden, letsel of ziekte als gevolg van deelname aan het Evenement.
  4. De Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname aan het Evenement een goede gezondheid in fysieke en psychische zin vereist. Tevens verklaart de Deelnemer dat hij/zij aan deze eis voldoet en dat hij/zij zich door training en anderszins voldoende heeft voorbereid op het Evenement. De Organisator adviseert de Deelnemer uitdrukkelijk, bij enige twijfel aan de eigen fysieke gesteldheid, zich in verband met de deelname aan het Evenement sportmedisch te laten keuren.
  5. Op de achterzijde van elk startnummer is een beknopt medisch paspoort opgenomen. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van het niet, onvolledig of onjuist invullen van dit medisch paspoort.
  6. De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten van handelen met betrekking tot het Evenement. De Deelnemer dient voldoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
  7. Sponsor(en) van het Evenement, vergunningverleners, hulpdiensten en de gemeenten waarin het Evenement plaatsvindt zijn op dezelfde voet als de Organisator uitgesloten van aansprakelijkheid.

Artikel 5. Persoonlijke eigendommen

Indien de Organisator gedurende het Evenement – al dan niet tegen betaling – zaken van de Deelnemer voor hem/haar bewaart of indien een Deelnemer – al dan niet met instemming van de Organisator – zaken achterlaat in een al dan niet door de Organisator beheerde ruimte, is de Organisator niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door verlies, diefstal, vermissing of beschadiging van die zaken.

Artikel 6. Privacy

  1. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort: AVG) is van toepassing op het Evenement. Op dit punt maakt de meest recente versie van de Privacyverklaring van de Organisator (AV De Koplopers) integraal deel uit van deze Algemene Voorwaarden.
  2. Bij inschrijving verleent de Deelnemer toestemming aan de Organisator en haar partners voor openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto’s, audio- en videomateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar of hoorbaar is.
  3. De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden opgenomen in een bestand. De Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst toestemming aan de Organisator tot gebruik van de persoonsgegevens voor doeleinden zoals beschreven in de Privacyverklaring van de Organisator.
  4. De Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst toestemming aan de Organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door publicatie in dag- en weekbladen en via diverse internetkanalen.

Artikel 7. Geschillenregeling

Geschillen tussen Deelnemer en Organisator worden – met uitsluiting van de burgerlijk rechter – door arbitrage beslecht overeenkomstig het arbitrage reglement van de Atletiekunie of bij gebreke daarvan het reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut. Er is sprake van een geschil indien één van beide partijen verklaart dat dit het geval is. Op de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en alle rechtsbetrekkingen die tussen de Organisator en de Deelnemer mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 8. Wedstrijdreglement

Op de deelname aan het Evenement is het vigerende wedstrijdreglement van de Atletiekunie van toepassing, welke onderdeel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden. De regels voor de door de Atletiekunie te organiseren wedstrijden worden vastgesteld door het bestuur van de Atletiekunie en omschreven in het wedstrijdreglement. Wijzigingen van de regels van IAAF of European Athletics worden zonder nader besluit van kracht op de door de betrokken federatie bepaalde datum. Voor het gedeelte van het wedstrijdreglement dat handelt over masters atletiek, geldt hetzelfde, waar het gaat om de wedstrijdbepalingen van de World Masters Athletics (WMA) en European Masters Athletics (EMA).

Artikel 9. Algemene gedragsregels

  1. Instructies van politie, Organisator, wedstrijdleiding en medewerkers/vrijwilligers moeten direct en stipt worden opgevolgd. Ook dienen Deelnemers de aangegeven aanlooproute te volgen. Het niet opvolgen van de instructies kan diskwalificatie tot gevolg hebben.
  2. De Wegenverkeerswet en het reglement ‘Verkeersregels en Verkeerstekens’ blijven tijdens de loop onverkort van kracht, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven is in die situaties waarin aan de Organisator ontheffing verleend is.
  3. In het start- / finishgebied, langs het parcours en op de route naar het start- / finishgebied geldt een algeheel verbod op flyeren, sampling en andere promotionele activiteiten anders dan door de Organisator expliciet en voorafgaand aan het Evenement toegezegd.
  4. Van iedere Deelnemer wordt verwacht geen schade toe te brengen aan de natuur of aan andermans eigendommen en geen afval achter te laten anders dan in de daarvoor bestemde afvalbakken.

Artikel 10. Slotbepaling

Indien één of enkele artikelen van deze voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van de voorwaarden.

In alle overige gevallen beslist de Organisator.

Versie 1.0
vastgesteld op 21 januari 2019.